保有する個人情報と、主な利用目的について

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ヤマハ健康保険組合が保有する個人情報の利用目的の公表について

2021年10月
ヤマハ健康保険組合(以下「当組合」という。)におきましては、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保健事業に利用いたします。
当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。
しかしながら健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、個人情報保護委員会及び厚生労働省が示したガイドライン等において、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。
したがって当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。
  1. 適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に利用します。
    • 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース(以下「マスター」という)」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
    • 「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」のチェック作業が終了した後、「健康保険被保険者証」の発行を行います。
    • 「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
    • 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
    • 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
    • 毎年実施する検認(被扶養者資格調査)においては、「日本システム技術株式会社」にその一部(必要書類の回収など)を委託し、被扶養者の資格確認を行っています。
    • 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
    • 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
    • 医療機関や他の保険者(区市町村、年金事務所を含む。)から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
    • 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
    • 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。また届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
    • 「マスター」作成及び入力処理の一部、被保険者証の発行、保険料納入告知書等の作成を健康保険業務システム業者「株式会社NTTデータ」に委託しています。
    • 「家族の健診案内」等を被保険者に配布する際には、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを印刷業者「トッパン・フォームズ株式会社」、封入・配布業者「株式会社ヤマハアイワークス」に渡し、各家庭に送付します。
    • 家庭用常備薬の斡旋について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを家庭用常備薬斡旋業者「株式会社あまの創健」、および「ヤマハ発動機ビズパートナー株式会社」と共有し、常備薬の配布に利用します。
    • 当健保のホームページの運営、管理については、ホームページ制作会社である「株式会社アドウィル」に業務委託しています。
  2. 現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。
    • 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
    • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
    • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
    • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
    • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認または訪問調査し、給付の決定を行います。
    • 第三者求償に関する業務の一部を「ガリバー・インターナショナル株式会社」に委託し、加害者や保険会社への求償に利用しています。
  3. レセプトについては社会保険診療報酬支払基金よりCSV情報で請求されたもの、及び事業主医療機関からのレセプトはCSV情報フォーマット変換ツールを使って電子データ化したものを当組合の業務処理コンピューター(委託先:「株式会社NTTデータ」)に収納し、健康保険業務に利用します。また柔整レセプトについては、レセプト点検業者である「ガリバー・インターナショナル株式会社」にパンチ入力、及び点検を委託し、審査業務に利用します。
    • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
    • 同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
    • データ分析委託業者である「株式会社JMDC」が提供するツールを使って、レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
    • レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
    • レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付(一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金)の支給決定を行います。
    • レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
    • レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
    • レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
    • 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
    • レセプトデータを基にデータを抽出し、印刷業者である「トッパン・フォームズ株式会社」に医療費通知の印刷、封入を依頼し、加入者に通知します。
    • レセプトデータの中から高齢者の長期入院者を抽出し、保健師による相談事業を実施することがあります。
    • 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
    • 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・交付金交付事業グループ・高額医療担当に送付し、医療費の助成を受けます。
    • 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用いることがあります。
  4. 健康診断については、健診受託業者の「社会福祉法人 聖隷福祉事業団ほか30団体」に業務委託して実施します。なお一部事業所については、各事業所において被保険者(従業員)の健康診断を実施しています。
    • 家族の健康診断実施においては、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、続柄、生年月日、住所データを健診委託業者の「公益財団法人 静岡県予防医学協会」「株式会社 あまの創健」に提供し、申込書の送付及び健診の受付等に利用しています。
    • 結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者、及び健康診断実施事業所から受け取り、当組合の業務処理コンピューター(委託先:「株式会社NTTデータ」)に入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出等に利用します。
    • 当組合は、各事業所と「個人情報の共同利用にかかる覚書」を締結し、被保険者(従業員)の健診結果数値を共同利用し、事業主と連携して被保険者(従業員)の健康管理に役立てていくこととしています。
    • 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。
    • 健康診断の事後フォロー(特定保健指導や健康相談)は、健診受託業者だけではなく「SOMPOヘルスサポート株式会社」、「株式会社カルナヘルスサポート」、「日本生命保険相互会社」、「株式会社ベネフィット・ワン」に委託し実施しています。
  5. その他保健事業の実施について
    • ウォーキングをはじめ、健保主催のイベントや各種事業の参加者から提出していただいた写真や感想文に事業所名、名前を付し、本人の同意を得た上で、機関紙等に掲載することがあります。
    • 電話相談サービスを提供する「テイーペック株式会社」と委託契約を結び、24時間・年中無休の無料健康相談サービスを提供しています。
  6. 役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について
    • 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
    • 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
    • 事業所責任者、担当者名簿については、事業所責任者説明会や担当者説明会、健康管理推進委員会、その他個別の業務連絡などに用います。
  7. 特定個人情報について
    特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。
    特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて利用することはありません。
    なお番号法に定める利用範囲を超える場合、特定個人情報から個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。
    また当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

    (1)各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定の保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
    また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。

    (2)規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し廃棄します。また大量の紙の書類の廃棄については「株式会社兼子」に委託し、溶解処理を行います。また保険証カードの印刷に使った使用済みのインクリボンの処分は「日本貿易印刷株式会社」に委託し、産業廃棄物として粉砕処理されています。
    またパソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにするか、物理的に破壊する等して廃棄またはリース返却します。
    なお当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保健事業以外には用いません。

以上
※当組合の『個人情報保護管理規程』で定める「当組合が保有する個人情報(別表1)」、「当組合の通常業務で想定される主な利用目的(別表2)」は、それぞれ以下の通りです。

別表1 健康保険組合が保有する個人情報(2020年10月1日現在)

個人情報の種類 情報の内容
適用関係
  • 保険者番号及び被保険者等記号・番号、氏名、生年月日、性別、事業所所属、住所所在地等連絡先、メールアドレス、金融機関口座、個人番号
  • 資格取得・喪失日、報酬・賞与実績、被扶養者有無、前年度収入額

※被扶養者の場合、上記に加え、被保険者本人との生計維持関係を示す情報(続柄・同居有無等)

保険給付関連(現物)
  • 診療報酬明細書(レセプト)記載情報
    【診療年月日・日数、受診医療機関名称・所在地、傷病名、診療内容、医療費等にかかる情報】
保険給付関連(現金)
  • 療養費、移送費関連
    【治療用装具内容・装着日、柔道整復師・あんま・はり・きゅう・マッサージ師等にかかる情報、移送経緯・費用、その他申請理由等】
  • 傷病手当金関連
    【傷病名、労務不能期間、労務不能中の報酬額、年金受給額、出勤状況、医師の意見にかかる情報】
  • 出産手当金・出産育児一時金関連
    【出産日、出勤状況、休業期間中の報酬額、出産への処置にかかる情報】
  • 埋葬料(費)関連
    【死亡年月日、死亡原因、埋葬に要した費用、請求者にかかる情報】
保健事業関連
  • 健康診査、保健指導関連(特定健康診査・特定保健指導・保健指導・事業所とのコラボヘルスを含む)
  • 健保補助金関連
    【受診年月日、健診機関名称・所在地、健診・問診結果、指導結果、健診に要した費用】

別表2 健康保険組合の通常業務で想定される主な利用目的(2021年10月20日現在)

  健康保険組合等の内部での利用に係る事例 他の事業者等への情報提供を伴う事例

1. 被保険者等に対する保険給付に必要な利用目的

  • 被保険者資格の確認、被扶養者の認定並びに健康保険被保険者証の発行管理
  • 保険給付及び付加給付の実施
  • 番号法に定める利用事務
  • 高額療養費及び一部負担金還元金等の自動払いにおける給与口座(事業主)への支払い
  • 第三者行為に係る損保会社等への求償
  • 健保連の高額医療給付の共同事業
  • 番号法に定める情報連携

2. 保険料の徴収等に必要な利用目的

  • 標準報酬月額及び標準賞与額の把握
  • 健康保険料、介護保険料、調整保険料の徴収
  • 被保険者等の資格等のデータ処理の外部委託

3. 保健事業に必要な利用目的

  • 健康の保持・増進のための健診、保健活動、保健指導及び健康相談
  • 特定健診、保健指導の実施
  • 健康増進施設(保養所等)の利用管理
  • 広報誌等での情報提供
  • 医療費適正化を目的とした受診指導や、後発医薬品の利用促進
  • 特定健診、保健指導の実施状況管理及び国への報告
  • 保健指導、健康相談に係る産業医への委託
  • 健診機関・指導機関等への健診及び保健指導の委託
  • 健康増進施設(保養所等)の利用管理
  • コラボヘルスの一環である健診結果の事業者への提供
  • 保健活動の運営のため、提携事業所への活動結果の提供
  • 被保険者等への医療費通知
  • 被扶養者の特定健診受診勧奨

4. 診療報酬の審査・支払に必要な利用目的

  • 診療報酬明細書(レセプト)等の内容点検・審査
  • レセプトデータの内容点検・審査の委託
    【審査支払機関への情報提供を伴う事例】
  • オンライン資格確認等システムを利用したレセプト振替のための加入者情報の提供
  • オンライン資格確認等システムを利用したレセプト振替のための再審査請求に係る加入者情報の照会及び提供

5. 健康保険組合の運営の安定化に必要な利用目的

  • 医療費分析・疾病分析
  • 健診結果・問診結果の分析
  • 医療費分析及び医療費通知に係るデータ処理等の外部委託
  • 健康保険組合連合会本部における医療費分析事業への参画

6. その他

  • 健康保険組合の管理運営業務のうち、業務の維持・改善のための基礎資料
  • 第三者求償事務において、保険会社・医療機関等への相談または届出等
  組合の事務処理執行のため、他機関より情報を受ける場合 他機関の事務執行のため、組合が情報を提供する場合

7. 特定個人情報

番号法第19条第7号において定められた他の医療保険者または行政機関(以下「他機関という。)との情報連携における利用目的
  • 傷病手当金、高額療養費等保険給付審査事務にかかる給付情報等
  • 高齢受給者負担区分判定等にかかる課税・非課税情報
  • 被保険者資格取得事務にかかる他機関における資格情報
  • 被扶養者認定事務にかかる課税・非課税、住民票関係情報等
  • 高額療養費、出産、葬祭関連給付等、他機関の給付事務にかかる組合における保険給付関連情報
  • 資格取得、被扶養者認定等、他機関の資格確認事務にかかる組合における資格取得、被扶養者資格関連情報

8. オンライン資格確認等システムの利用に係る利用目的

 
  • 被保険者等の資格関連情報及び特定検診データの登録
    【組合の事務処理執行の為、他機関より情報を受ける場合】
  • 特定健診データ